Роль информации в процессе принятия решения реферат

---

Принятие решений пронизывает всю управленческую деятельность, решения принимаются по широкому кругу задач управления. Процесс управления состоит из циклически повторяющейся во времени последовательности видов управленческой деятельности, которые получили название функций управления. Организация предполагает адаптацию существующей оргструктуры управления  под новые цели и задачи, сформулированные в плане, рационализацию распределения задач, ответственности и прав, решение кадровых вопросов, то есть организационное обеспечение выполнения плана.

Кроме того, управленческое решение связывает функции управления, поскольку процесс управления, представляющий последовательную реализацию функций управления и направленный на достижение поставленных целей, может в целом рассматриваться как принятие решения.

Таким образом, имеет место взаимное проникновение и взаимосвязь функций управления и процедур принятия решений.

При принятии решений учитываются как управляемые, так и неуправляемые переменные (факторы).

В ряде случаев время и ресурсы на принятие решения могут быть неизвестны и подлежат определению самим ЛПР и системными аналитиками. Ресурсы, необходимые  для реализации отдельных вариантов решений, входят в множество ограничений О, кроме того, они учитываются в множестве К в качестве одного из основных критериев. На начальной стадии принятия решения исходная проблемная ситуация может быть  определена не полностью. Множество предположений (гипотез) о развитии ситуации в будущем характеризует неопределенность многих факторов, внешних и внутренних условий реализации принимаемого решения. Реализация решения всегда осуществляется в условиях различных ограничений: финансовых, материальных, кадровых, правовых и т. Поэтому в подавляющем числе реальных задач удается осуществить только сравнительную оценку решений. Здесь делается предположение, что у системных аналитиков нет своей системы предпочтений личного плана и они осуществляют работу по формулированию вариантов решений  и их оценке объективно, не защищая чьи либо интересы. Суммируя изложенное, задачу принятия решения индивидуальным ЛПР можно кратко сформулировать следующим образом. Таким образом, задача принятия решений групповым ЛПР формулируется следующим образом. В условиях проблемной ситуации С, располагаемого времени Т и ресурсов Р необходимо доопределить ситуацию, получив Сд, сформулировать множества целей Ц, ограничений О, альтернативных вариантов решений А,  произвести оценку вариантов решений и найти оптимальное решение А* из множества А, руководствуясь сформулированными критериями выбора К, произвести индивидуальную оценку предпочтений решений отдельных ЛПР, построить групповую функцию предпочтения F(f) на основе выбранного принципа согласования L и найти оптимальное решение Y*, удовлетворяющее групповому предпочтению.

Содержание задачи принятия решений позволяет сформулировать ряд утверждений, характеризующих особенности управленческих решений [4].

Во-вторых, определение неизвестных элементов задачи и в конечном счете нахождение наилучшего решения не могут быть формализованы, поскольку не существует методов и алгоритмов, позволяющих, например, сформулировать цели, критерии,  варианты решения. В-третьих, элементы задачи описываются характеристиками, часть из которых может быть измерена объективно, а для другой части возможно только субъективное измерение (например, приоритеты целей, предпочтения критериев и вариантов решений и т.

В-четвертых, во многих случаях приходится решать задачу принятия решений в условиях неопределенности, обусловленной неполным описанием проблемной ситуации и невозможностью достаточно точной оценки других элементов решения, ожидаемых последствий принятого решения.

В-пятых, принимаемые решения могут непосредственно затрагивать интересы ЛПР и системных аналитиков.

Перечисленные особенности подчеркивают отличие задачи принятия управленческого решения от чисто математической задачи нахождения оптимального решения.

Принятие решений происходит во времени, поэтому вводится понятие процесса принятия решений. Представление процесса принятия решений как логически упорядоченной совокупности неформальных и формальных процедур есть описание технологической схемы выполнения этого процесса. Упорядочение процесса принятия решения в какой-то мере компенсирует недостатки, обусловленные невозможностью решить проблему только с помощью количественных методов анализа на основе использования четких однозначных алгоритмов. В зависимости от того, на каких аспектах при рассмотрении  процесса решения делается акцент, этот процесс можно структуризовать на отдельные этапы, руководствуясь различными принципами. Очевидно, что острота  проблемы, возможности ее эффективного решения зависят от конкретных условий, в которых она возникла и будет решаться. Выявление и описание проблемной ситуации дает исходную информацию для оценки времени, располагаемого для принятия решения, и величины ресурсов,  необходимых для этого.

Конечным результатом принятия решения на данном этапе является составление общего списка проблем, требующих решения, и краткое описание проблемной ситуации для отдельных проблем.

С информационной точки зрения в процессе принятия решений происходит уменьшение неопределенности.

Итеративность процесса принятия решения, в частности, заключается в необходимости пересмотра целей и других элементов процесса принятия решения  в случае изменения проблемной ситуации на другой вариант своего развития.

Процесс поиска наилучшего варианта решения начинается с выявления полного перечня альтернатив (взаимоисключающих вариантов решений).

При решении достаточно сложных задач на основе одних количественных расчетов зачастую трудно выработать однозначные рекомендации о предпочтении одной альтернативы всем другим.

Деление процесса выбора наилучшего варианта решения на три вышерассмотренных этапа проиллюстрируем следующим примером.

Системным аналитикам рекомендуется представить ЛПР описания нескольких вариантов решений с указанием их плюсов и минусов, с выделением наилучшего варианта.

Конечным результатом данного этапа является получение дополнительной экспериментальной информации, необходимой для окончательного формирования у ЛПР суждения о предпочтительности определенного варианта решения.

Конечным результатом реализации решения  является достижение поставленных целей в установленные сроки в рамках отпущенных ресурсов.

Достаточно четкое последовательное разделение на этапы является упрощением, так как  реальные этапы принятия решений часто в той или иной степени осуществляются параллельно. Таким образом, рассмотренный процесс носит итеративный характер, поэтому в ходе работы необходимо проявлять гибкость при возникновении новых факторов и проводить переоценку полученных результатов, а в некоторых случаях менять идеи, лежащие в основе решения.

Можно в какой-то мере говорить об универсальности алгоритма рассмотренного процесса принятия решения.

Системные аналитики должны владеть в полном объеме современными методами анализа; руководители должны владеть системным подходом к принятию решений и иметь общее представление о методах и средствах, используемых в процессе подготовки и принятия решения. Во-первых, руководитель должен управлять процессом выработки решения, организуя данный процесс, привлекая нужных специалистов, обеспечивая их работу требуемыми ресурсами, определяя сроки принятия решения, контролируя их работу. Во-вторых, руководитель выдвигает задачу для решения, участвует в ее конкретизации и выборе оценочных критериев. В-четвертых, руководитель организует выполнение решения, управляя работами на этапе реализации принятого решения. В-пятых, руководитель должен принимать участие в процессе принятия решения по отдельным вопросам выработки решения как специалист, эксперт. Системными аналитиками выявляются и первоначально оцениваются альтернативы решений проблемы.

Крайне важно, чтобы проблемы, подлежащие решению, выявлялись при участии лиц, заинтересованных в их решении, т.

Большинство руководителей в процессе совместной работы с системными аналитиками над постановкой задачи обнаруживают такие проблемы и возможности, о существовании которых им ранее не было известно и которые стали очевидными только в процессе этой работы. Со своей стороны, системный аналитик склонен недооценивать роль интуиции и прошлого опыта. Руководитель должен принимать решения, опираясь на точные, проверенные данные, на детально проработанные системными аналитиками варианты, в многообразии которых оптимальный вариант редко можно обнаружить с первого взгляда. Системные аналитики рассматривают принятие решения как самостоятельный процесс, для руководителей же принятие решения является лишь частью всего процесса управления, где необходимо учитывать и объективные, и субъективные факторы, влияющие на решение проблемы. Системные аналитики не могут гарантировать руководителю стопроцентный успех или отыскание единственно верного решения. Руководитель выбирает единственный вариант решения из предлагаемых системными аналитиками. Всегда есть какой-то оптимум, некая точка, до которой надо вести исследования (если позволяет время, отпущенное на принятие решения)  и после которой пора воспользоваться их плодами, принять решение. Решение является непосредственным продуктом труда руководителя любого уровня и ранга. Целью данной курсовой работы является исследование особенностей информационного обеспечения принятия решений (на примере высшего учебного заведения). Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности.

Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений.

При научном подходе к функции принятия решений все перечисленные аспекты должны рассматриваться в комплексе. Руководствуясь этой формой, опишем содержание задачи принятия решений отдельно для  индивидуального и группового ЛПР, используя некоторые идеи формального представления задачи принятия решения, изложенные в работе [4]. Располагаемое время существенно влияет на возможности получения полной и достоверной информации о проблемной ситуации и всестороннего обоснования вариантов решений и последствий от их реализации. В множество возможных решений может включаться и решение о бездействии, при котором сохраняется проблемная ситуация. Эта оценка может носить качественный характер, тогда все альтернативные варианты решений просто упорядочиваются по интегральной критериальной оценке, или количественный характер, тогда можно сравнивать, на сколько или во сколько раз одно решение лучше другого. Этот процесс состоит из последовательности этапов и процедур и направлен на разрешение проблемной ситуации.

Такое описание позволяет структурно упорядочить процесс принятия решений и выбрать методы, на основе которых рационально проводится поиск и принятие наилучшего решения.

Рассмотрение возникших проблем в строгой логической последовательности дает возможность плодотворно сочетать формальные и эвристические методы в процессе подготовки и принятия решения и добиваться более высокого его качества.

В данной статье нас интересуют последовательность действий по целенаправленному выбору наилучшего варианта решения из выявленного их множества и роль руководителя в этом процессе. Оценка величины ресурсов, необходимых для реализации принятого решения, осуществляется на последующих этапах процесса принятия решения. Эти данные системными аналитиками представляются лицу, принимающему решение по данной проблеме.

На основе данных, полученных на предыдущем этапе, а также с помощью любой другой информации производится выбор наилучшего способа достижения целей.

По существу, результаты анализа следует рассматривать как один из видов информации, необходимой руководителю для принятия решения.

Очевидно, что предпочтение ЛПР не всегда основано на рекомендациях системных аналитиков, что в ряде случаев вполне оправдано, ведь ответственность за результаты решения в конечном счете несет ЛПР.

В первом одновременно проводится серия экспериментов, дающая необходимую информацию, на базе которой принимается решение. С учетом данных экспериментальной проверки, любой другой дополнительной информации ЛПР принимает окончательное решение. Например, модели и критерии необходимы практически для всех этапов выработки решений. Эта работа осуществляется практически на всех этапах  процесса принятия решений, а не только на начальном, как иногда предлагается.

Например, при  определении проблемы параллельно хотя бы в общем виде формулируют цели их решения.

Изменение в допустимых пределах ранее сформулированных целей дает возможность существенно повысить эффективность решения проблемы путем использования более эффективных средств ее достижения.

Однако в различных школах управления уделяется разное внимание отдельным этапам данного процесса, использованию конкретных методов обоснования решения. С одной стороны, проблемы ставятся в адекватном для нужд управления виде, с другой — руководитель, принимая участие в формализации конкретной управленческой ситуации, имеет ясное представление о границах выводов системных аналитиков и о том, как полученные результаты помогут ему более обоснованно принять решение. Это во многом обусловлено тем, что традиции научного общения приучили его заострять внимание скорее на выборе и применении методов обоснования решений, нежели на целесообразности и эффективности их использования. Расхождения во взглядах между системными аналитиками и руководителями проявляются и в оценке риска при принятии решения. Они могут только на основе своих знаний помочь ему в его продвижении к разумным решениям. Функции подготовки, принятия и реализации решений лежат в основе многих организационно-процедурных схем, положений и должностных инструкций, определяющих содержание деятельности отдельных организаций и их персонала.

Составная часть любого управленческого действия руководителя или специалиста - принятие решений.

По существу, вся совокупность видов деятельности любого работника управления так или иначе связана с принятием и реализацией решений. Комплексный подход обеспечивает полноту изучения этой функции и способствует более глубокому пониманию закономерностей процесса принятия решений.

Процессом управления называют целенаправленное воздействие субъекта управления на объект управления в целях реализации функций управления.

Вторые характеризуют заданные внешние и внутренние условия, не являющиеся инструментом управления при принятии решения (правовые, финансовые и др. Решения описываются содержательно и формально — набором определенных характеристик, в число которых обязательно включаются также ресурсные характеристики. Абсолютная оценка решений может быть произведена только в частных и весьма редких случаях. В результате такой оценки системные аналитики осуществляют предварительный выбор лучшего решения — Ап*.

Однако если не делать данного предположения, то просто невозможно в области управления и принятия управленческих решений что-либо рассматривать с научной точки зрения.

С учетом изложенного предлагается следующая схема процесса принятия  решения (рис. Итерации в процессе принятия решений обусловлены необходимостью уточнения и корректировки данных после выполнения определенных процедур и возврата к работам на любой предшествующий этап. Выявляются и анализируются благоприятные возможности, а также угрозы, таящиеся во внешней среде, внутренние условия и возможности решения возникших проблем. В реальных условиях обычно рассматриваются два-три варианта решения, не более: меньше трудоемкость анализа, меньше шансов совершить грубую ошибку. Причем, делая заключение о выборе того или иного варианта решения, ЛПР может принимать в расчет дополнительные факты и моменты, не учтенные системными аналитиками, исходя из своего предпочтения. Такой подход характерен для принятия решений в области научно-технической деятельности. Во втором — эксперименты проводятся последовательно, причем после каждого эксперимента необходимо принять процедурное решение о продолжении или окончании экспериментов. Чтобы руководитель знал, в какой информации он нуждается, он должен отчетливо представлять себе каждый тип решений, которые  ему следует принимать, и у него должна быть адекватная модель каждого решения. Ключом к успешному решению является корректировка ранее сформулированных проблем, целей, вариантов достижения целей, оценки их эффективности, разработки новых вариантов решения и т.

Хороший результат от реализации тщательно продуманного и научно обоснованного решения в существенной мере зависит также от благоприятного стечения обстоятельств, поскольку многие решения, как мы уже отмечали, принимаются в условиях риска и неопределенности.

Этим прежде всего определяется значимость деятельности по принятию решений и определению его роли в управлении.

Комплексный подход, предполагающий учет экономических, финансовых, правовых, производственных и других факторов,  реализуется при анализе проблемной ситуации, постановке целей, определении критериев, выборе вариантов решения, выполнении других операций при принятии управленческих решений, о чем пойдет речь в последующих разделах.

По сути дела, функции организации и мотивации — это функции обеспечения выполнения принятого плана.

Таким образом, функция контроля заключает данный цикл управления и в то же время дает информацию для начала следующего цикла управления. С этой точки зрения принятие решения, как и обмен информацией, — составная часть любой управленческой функции. Правильное понимание и рациональное использование современных математических методов и вычислительных средств в построении систем сбора, хранения, обработки и распределения информации в управлении возможны только на основе рассмотрения процессов принятия решений.

Субъектом управления (принятия управленческих решений)  является человек, и с этой точки зрения все в управлении субъективно.

Мнение ЛПР относительно наилучшего решения может не совпадать с мнением системных аналитиков.

Рассмотренная ниже логическая схема процесса принятия решения помогает ему это сделать, включая ЛПР в контур принятия решения. Проблемную ситуацию характеризует срочность, настоятельность принятия решения, место в организации и лицо, которое должно принимать решение.

Если цели носят альтернативный характер, то выбирается набор целей, который кладется в основу последующих действий по поиску наилучшего варианта решения.

С отдельными  аспектами данной системы системных аналитиков лучше познакомить еще до принятия окончательного решения. Системные аналитики помогают правильно наметить подходы к определению целей, более качественно провести процесс их выявления, применяя определенные логические принципы, вводя, где это возможно, количественные методы оценки. Когда же в постановке проблем и выборе способов их решения принимают участие только системные аналитики, то результаты их работы часто не находят признания у руководителей. Принятие решений обеспечивает ответы на вопросы, что делать и как делать, возникающие при реализации всех функций управления. Иными словами, как отмечалось ранее, возможен возврат с любого этапа процесса принятия решения к предыдущим этапам.

Выполнение различных функций управления, таким образом, можно представить как последовательность соответствующих решений.

Это позновательно:

1) При большом наборе вариантов решений появляется гарантия, что в их числе есть наилучший.

2) Таким образом, японцы сосредоточивают внимание на существе вопроса, требующего решения, а не на возможных вариантах решения, выбор которых предполагает столкновение точек зрения  тех, кто готовит и принимает решение.